CuboVet

Kebijakan Privasi

Versi 2026-10-06-draft.6

Dokumen ini berstatus draf. Beberapa bagian masih menunggu penetapan resmi dari pemilik layanan CuboVet dan ditandai “menunggu penetapan”.

1. Pendahuluan

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana CuboVet mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, membagikan, dan melindungi data pribadi dalam layanan perangkat lunak pengelolaan klinik hewan CuboVet. Kebijakan ini disusun dengan memperhatikan peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia, termasuk Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (“UU PDP”).

Dokumen ini berstatus draf. Dokumen ini bukan pernyataan bahwa CuboVet telah memenuhi seluruh ketentuan peraturan, dan bukan sertifikasi apa pun.

2. Identitas dan kontak CuboVet

  • Nama layanan: CuboVet (CUBOVET)
  • Situs: https://cubovet.id
  • Email kontak (termasuk urusan privasi): [email protected]
  • Bentuk usaha: perseorangan. CuboVet belum berbentuk badan usaha (CV/PT) dan belum memiliki NIB maupun NPWP badan usaha.
  • Nama penanggung jawab dan alamat korespondensi: [MENUNGGU PENETAPAN]

3. Ruang lingkup

Kebijakan ini berlaku untuk situs cubovet.id, Portal Customer (pembelian dan pengelolaan langganan), aplikasi klinik yang diakses melalui alamat (subdomain) masing-masing klinik, serta halaman publik yang disediakan untuk klinik (misalnya formulir booking online, survei kepuasan, tautan struk, dan layar antrean TV).

4. Hubungan CuboVet dan Klinik

CuboVet memproses dua kelompok data yang perannya berbeda:

  • Data untuk layanan CuboVet sendiri — akun customer, pesanan, invoice, pembayaran langganan, bukti persetujuan dokumen, dan data keamanan/administrasi platform. Untuk data ini CuboVet menentukan tujuan dan cara pemrosesannya, sehingga CuboVet bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi (UU PDP Pasal 1 angka 4).
  • Data operasional klinik — data pemilik hewan, data hewan dan rekam medisnya, kunjungan, rawat inap, transaksi, data staf, dan data operasional lain yang dimasukkan klinik. Data ini dikumpulkan dan digunakan oleh klinik untuk menjalankan kliniknya. Klinik menentukan tujuan pemrosesannya; CuboVet memproses data tersebut atas nama dan sesuai instruksi klinik, dan dalam hal ini bertindak sebagai Prosesor Data Pribadi (UU PDP Pasal 1 angka 5). Hubungan ini diatur lebih lanjut dalam Perjanjian Pemrosesan Data (DPA) antara CuboVet dan klinik.

Jika Anda adalah pemilik hewan atau pasien klinik, permintaan terkait data Anda sebaiknya diajukan terlebih dahulu kepada klinik yang Anda kunjungi. CuboVet akan membantu klinik menanggapinya.

Pembagian peran di atas adalah rancangan operasional berdasarkan cara aplikasi bekerja saat ini dan menunggu penelaahan hukum sebelum dianggap final.

5. Data yang dikumpulkan dan diproses

a. Data yang CuboVet kendalikan (basis data pusat)

  • Akun customer: nama, alamat email, kata sandi (disimpan dalam bentuk hash, bukan teks asli).
  • Pesanan dan identitas klinik yang dipesan: nama klinik, alamat, kota, nomor telepon, alamat (subdomain) CuboVet klinik, paket/add-on, siklus penagihan.
  • Invoice dan pembayaran: nomor invoice, nominal, status, metode, referensi transaksi dari penyedia pembayaran, dan bukti pembayaran transfer manual yang Anda laporkan.
  • Bukti persetujuan dokumen: waktu persetujuan Syarat & Ketentuan dan Kebijakan Privasi serta versi dokumen yang disetujui, dicatat oleh server pada pesanan.
  • Administrasi dan keamanan platform: akun admin CuboVet, catatan aktivitas admin platform, data sesi login (termasuk alamat IP dan jenis peramban/perangkat), dan data teknis antrean tugas sistem.

b. Data operasional klinik (basis data terpisah untuk setiap klinik)

  • Pemilik hewan/klien: nama, nomor telepon/WhatsApp, alamat, data poin loyalitas dan referral, jawaban survei, permintaan booking online.
  • Hewan dan rekam medis: nama, spesies, ras, jenis kelamin, warna, umur/tanggal lahir, alergi, keluhan, tanda vital, diagnosis, tindakan, resep/obat, catatan rawat inap, jadwal kontrol, serta foto kondisi hewan.
  • Transaksi klinik: invoice kunjungan, pembayaran, uang muka (DP), penjualan produk, dan data akuntansi klinik.
  • Staf klinik: nama, email, nomor telepon, peran, cabang, PIN dan kata sandi (disimpan dalam bentuk hash), jadwal, komisi, gaji, kasbon, dan catatan aktivitas di aplikasi.
  • Komunikasi WhatsApp klinik: nomor tujuan, cuplikan isi pesan, dan status pengiriman (log pesan).
  • Operasional lain: inventori/obat, pemasok, laporan masalah beserta tangkapan layar, dan pengaturan klinik.

c. Data teknis

  • Log aplikasi (catatan galat/peringatan sistem) dan data sesi.

6. Sumber data

  • Langsung dari Anda saat mendaftar, memesan, membayar, atau menghubungi kami.
  • Dari klinik dan staf klinik yang memasukkan data ke aplikasi.
  • Dari pemilik hewan yang mengisi formulir publik klinik (booking online, survei).
  • Dari penyedia pembayaran (status dan referensi transaksi).
  • Secara otomatis dari sistem (sesi, log, catatan aktivitas).

7. Tujuan dan dasar pemrosesan

Untuk data yang CuboVet kendalikan, dasar pemrosesan mengacu pada UU PDP Pasal 20 ayat (2):

  • Membuat dan mengelola akun, memproses pesanan, pembayaran, aktivasi klinik dan add-on, invoice, serta dukungan pelanggan — pemenuhan kewajiban perjanjian dengan Anda (huruf b).
  • Menyimpan catatan penagihan dan pembayaran — pemenuhan perjanjian dan kewajiban hukum yang berlaku (huruf b dan c).
  • Menjaga keamanan layanan (autentikasi, pencegahan penyalahgunaan, catatan aktivitas, log galat) — kepentingan yang sah (huruf f).

Untuk data operasional klinik, tujuan dan dasar pemrosesannya ditentukan oleh klinik sebagai pengendali. CuboVet memprosesnya hanya untuk menyediakan fungsi aplikasi kepada klinik.

CuboVet tidak menjual data pribadi dan tidak menggunakan data operasional klinik untuk iklan.

8. Data medis hewan dan data sensitif

Rekam medis yang dikelola klinik adalah catatan tentang hewan. Namun catatan tersebut terhubung dengan identitas pemiliknya, sehingga CuboVet memperlakukannya sebagai data yang wajib dijaga kerahasiaannya: hanya staf klinik dengan hak akses yang dapat membukanya, dan foto medis hanya disajikan kepada pengguna yang sudah login.

CuboVet tidak dirancang untuk mengumpulkan data pribadi yang bersifat spesifik tentang manusia (misalnya data kesehatan manusia atau data biometrik). Klinik diminta tidak memasukkan data seperti itu ke dalam aplikasi.

9. Pembayaran online

Bila Anda membayar secara online, detail metode pembayaran (misalnya data kartu) dimasukkan pada halaman milik penyedia pembayaran dan tidak disimpan di server CuboVet. CuboVet mengirimkan nomor invoice, nominal, serta nama dan email customer kepada penyedia pembayaran, dan hanya menerima status serta referensi transaksi. Pemberitahuan pembayaran dari penyedia diverifikasi dengan tanda tangan digital sebelum diterima.

10. Pihak ketiga yang menerima atau memproses data

  • Midtrans (penyedia pembayaran) — nomor invoice, nominal, nama dan email customer, untuk memproses pembayaran langganan.
  • Fonnte (layanan pengiriman WhatsApp) — nomor tujuan dan isi pesan, untuk pesan yang dikirim klinik (pengingat kontrol, ucapan ulang tahun hewan, survei, struk, pesan siaran, balasan otomatis) serta kode verifikasi (OTP). Pengiriman memakai akun Fonnte milik masing-masing klinik.
  • Penyedia email (SMTP) — alamat email dan isi email transaksional (misalnya tautan atur ulang kata sandi) serta notifikasi galat internal kepada tim CuboVet. Nama penyedia: [MENUNGGU PENETAPAN].
  • Sentry (pemantauan galat), bila diaktifkan — informasi teknis tentang galat aplikasi. Pengiriman data identitas pengguna secara bawaan dinonaktifkan.
  • Penyedia server/hosting — seluruh basis data dan berkas tersimpan di infrastruktur ini. Nama penyedia dan lokasi server: [MENUNGGU PENETAPAN].
  • Cloudflare R2 (penyimpanan cadangan/object storage, Cloudflare, Inc.) — salinan cadangan basis data dan berkas, serta arsip akhir klinik yang dihapus. Seluruh cadangan dienkripsi di server CuboVet sebelum dikirim; aplikasi menolak mengirim cadangan yang tidak terenkripsi. Selain itu hanya metadata teknis cadangan (nama berkas, ukuran, sidik jari/checksum) yang dikirim. Lokasi penyimpanan dapat berada di luar Indonesia; wilayah persisnya: [MENUNGGU PENETAPAN].
  • Penyedia jaringan konten (CDN) dan font — saat halaman dibuka, peramban Anda memuat skrip/font dari layanan pihak ketiga (misalnya cdn.jsdelivr.net, fonts.bunny.net, code.jquery.com), yang dapat menerima alamat IP dan data teknis peramban Anda.

CuboVet tidak lagi menggunakan penyedia kecerdasan buatan (AI) untuk memproses data dalam aplikasi.

11. Transfer data ke luar negeri

Sebagian penyedia di atas dapat menyimpan atau memproses data di luar wilayah Indonesia, bergantung pada penyedia dan lokasi server yang digunakan. Daftar lokasi pemrosesan dan pelindungan yang berlaku (UU PDP Pasal 56): [MENUNGGU PENETAPAN].

12. Cookie, sesi, dan penyimpanan di peramban

  • Cookie sesi dan cookie keamanan (CSRF) — diperlukan agar Anda tetap login dan agar formulir terlindungi. Sesi berakhir setelah tidak aktif (bawaan 120 menit).
  • Penyimpanan lokal peramban — untuk preferensi tampilan (misalnya mode gelap).
  • CuboVet tidak memasang cookie analitik atau iklan.

13. Penyimpanan (retensi) data

CuboVet tidak menerapkan satu masa simpan yang sama untuk semua data. Data disimpan sesuai tujuan pemrosesan, kebutuhan operasional, kewajiban hukum, kebutuhan keamanan, kebutuhan administratif, kebutuhan penyelesaian sengketa, dan dasar pemrosesan yang berlaku.

Data dapat dihapus atau dimusnahkan apabila:

  1. ada permintaan penghapusan yang dapat dipenuhi;
  2. tujuan penyimpanan telah tercapai;
  3. masa retensi yang ditetapkan telah berakhir; atau
  4. terdapat alasan hukum lain untuk menghapus atau memusnahkan data.

Yang sudah berjalan secara teknis saat ini:

  • Log aplikasi disimpan per hari dan dihapus otomatis setelah 14 hari (konfigurasi bawaan).
  • Cadangan (backup) basis data dan berkas unggahan klinik (misalnya foto pasien, logo, dan lampiran) dibuat setiap hari untuk keperluan operasional, keamanan, dan pemulihan bencana. Pada server utama, cadangan disimpan dengan pola rotasi: 7 cadangan harian, 4 mingguan, dan 12 bulanan terakhir (konfigurasi bawaan); cadangan yang lebih lama dihapus otomatis.
  • Cadangan juga disalin dalam bentuk terenkripsi ke penyimpanan cadangan terpisah. Salinan harian di penyimpanan terpisah tersebut disimpan paling lama 12 bulan, lalu dihapus otomatis. Arsip akhir klinik (bagian 14) disimpan terpisah dari salinan harian ini dan mengikuti masa simpannya sendiri.
  • Data lainnya (akun, pesanan, data operasional klinik, catatan aktivitas, log pesan WhatsApp, berkas unggahan) saat ini disimpan selama diperlukan dan belum memiliki penghapusan otomatis. Masa simpan per kategori: [MENUNGGU PENETAPAN].

14. Saat langganan berakhir

Jika langganan tidak diperpanjang, akses aplikasi klinik menjadi hanya-lihat sejak periode berakhir (tanpa masa tenggang), lalu status diarsipkan bila tetap tidak diperpanjang. Data tidak langsung dihapus: data dapat tetap tersimpan dalam status arsip karena mungkin diperlukan untuk pemulihan, perpanjangan kembali, administrasi, penyelesaian sengketa, keamanan, cadangan, atau kewajiban hukum.

Penghapusan basis data klinik dilakukan melalui proses manual oleh tim CuboVet, tidak otomatis.

Sebelum data klinik dihapus, CuboVet membuat arsip akhir (salinan basis data dan berkas klinik) untuk keperluan pemulihan, keamanan, dan penyelesaian sengketa. Arsip akhir ini disimpan paling lama 730 hari (2 tahun) sejak penghapusan data klinik dipastikan selesai, kemudian dihapus secara permanen. Masa simpan tersebut adalah kebijakan operasional CuboVet. Pengecualian berlaku apabila terdapat kewajiban atau alasan hukum yang mengharuskan data disimpan lebih lama; dalam hal itu data disimpan hanya selama alasan tersebut berlaku.

Salinan data klinik yang sudah terlanjur berada di dalam cadangan harian (bagian 13) tidak ikut dihapus pada saat itu; salinan tersebut mengikuti masa simpan cadangan sebagaimana dijelaskan di bagian 13.

15. Penghapusan dan pemusnahan data

Permintaan penghapusan diproses secara manual melalui [email protected] dan ditelaah terhadap empat pemicu di bagian 13 serta kewajiban penyimpanan yang berlaku. Perlu diketahui:

  • Data pemilik hewan dan hewan yang dihapus di aplikasi klinik ditandai terhapus (tidak lagi tampil) dan belum dimusnahkan permanen dari basis data. Hewan yang memiliki riwayat kunjungan tidak dapat dihapus dari aplikasi.
  • Data yang telah dihapus dapat masih tersedia di dalam cadangan atau arsip akhir sampai cadangan/arsip tersebut terhapus sesuai masa simpannya (bagian 13 dan 14). Cadangan dan arsip hanya dipakai untuk keperluan operasional, keamanan, dan pemulihan bencana — tidak untuk pemrosesan lain.

16. Keamanan data

Langkah yang saat ini diterapkan meliputi:

  • Basis data terpisah untuk setiap klinik, masing-masing dengan akun basis data tersendiri untuk klinik baru.
  • Kata sandi dan PIN disimpan dalam bentuk hash; token integrasi (misalnya token WhatsApp klinik) disimpan terenkripsi.
  • Kontrol akses berbasis peran dan cabang di dalam aplikasi klinik.
  • Perlindungan CSRF, pembatasan jumlah percobaan pada login dan formulir publik, cookie sesi khusus HTTPS pada konfigurasi produksi, serta verifikasi dua langkah opsional.
  • Foto medis dan tangkapan layar laporan hanya disajikan kepada pengguna yang sudah login.
  • Cadangan basis data dienkripsi (AES-256) dan dijadwalkan untuk diuji pemulihannya setiap minggu.

Tidak ada sistem yang sepenuhnya bebas risiko. CuboVet tidak mengklaim sertifikasi keamanan apa pun, dan belum menerapkan enkripsi tingkat basis data maupun berkas unggahan selain yang disebutkan di atas.

17. Hak Anda sebagai subjek data

Sesuai UU PDP (antara lain Pasal 5 sampai Pasal 12), Anda berhak meminta informasi, mengakses dan memperoleh salinan, memperbaiki, meminta penghapusan, menarik kembali persetujuan, membatasi pemrosesan, dan mengajukan keberatan atas pemrosesan data pribadi Anda, sesuai ketentuan yang berlaku.

18. Cara mengajukan permintaan

  • Kirim email ke [email protected] dengan subjek “Permintaan Data Pribadi”, sebutkan jenis permintaan dan akun/klinik yang terkait.
  • Kami dapat meminta verifikasi identitas sebelum memproses permintaan.
  • Untuk data yang dikelola klinik (pemilik hewan, hewan, rekam medis), ajukan kepada klinik terkait; CuboVet membantu klinik menindaklanjutinya.
  • Saat ini permintaan diproses secara manual; aplikasi belum menyediakan fitur mandiri untuk ekspor atau penghapusan akun.

19. Data anak

Layanan CuboVet ditujukan untuk klinik dan pengguna dewasa, dan tidak dirancang untuk mengumpulkan data anak. Bila klinik mengetahui ada data anak yang tercatat, klinik bertanggung jawab memastikan pemrosesannya sesuai ketentuan yang berlaku.

20. Perubahan kebijakan

Kebijakan ini dapat berubah. Setiap versi diberi penanda versi di bagian atas halaman, dan versi yang Anda setujui dicatat pada pesanan Anda. Mekanisme pemberitahuan perubahan kepada customer yang sudah ada: [MENUNGGU PENETAPAN].

21. Kontak

Pertanyaan tentang kebijakan ini atau data pribadi Anda: [email protected].